Rezervă-ți vacanța în 2 pași simpli
Completeaza
Vei fi contactat
Vrei să pui la punct un eveniment corporate care să le ofere participanților o experiență cu adevărat memorabilă? Fie că este vorba despre o conferință, un team building sau o petrecere de firmă, alegerea unei locații externe ar putea fi exact ceea ce ai nevoie pentru un plus de originalitate și impact. În rândurile ce urmează, te invităm să descoperi cum să planifici un eveniment de succes în afara biroului. Iată ce trebuie să ai în vedere!
Stabilește-ți obiectivele și alocă un buget adecvat
Pentru un eveniment corporate reușit, este important să stabilești încă de la început câteva obiective clare și să aloci un buget adecvat pentru a le atinge. Fie că vrei să crești popularitatea brandului tău, să lansezi un nou produs, să-ți motivezi angajații sau să-ți consolidezi echipa, niște obiective bine definite îți vor permite să iei deciziile potrivite mult mai ușor și să măsori în mod eficient succesul evenimentului.
Odată ce ai stabilit care sunt obiectivele, evaluează cu atenție bugetul pe care îl ai la dispoziție și alocă resursele necesare pentru a realiza evenimentul în conformitate cu acestea. În general, costurile pot varia semnificativ, în funcție de factori precum locația potrivită pentru un eveniment corporate, numărul de participanți, durata evenimentului, natura activităților implicate și multe altele. Evaluează cu atenție toate cheltuielile necesare și stabilește un buget care să se încadreze în posibilitățile financiare ale companiei tale. Fii flexibil și pregătit să faci ajustări la buget pe parcurs, dar nu te abate de la obiectivele stabilite inițial!
Alege data și locația evenimentului
Pentru a te bucura de o participare numeroasă, alege o dată care să nu coincidă cu alte evenimente importante din industrie sau cu sărbătorile legale. Poate fi util să te gândești și la câteva opțiuni de rezervă.
În ceea ce privește locația, ține cont de atmosfera pe care vrei să o creezi și de particularitățile evenimentului tău. Vizitează mai multe locații și compară ofertele înainte să iei o decizie finală. Analizează cu atenție accesibilitatea spațiului, costurile implicate, facilitățile disponibile și ambianța generală. Asigură-te că locația pe care o alegi este suficient de încăpătoare pentru a găzdui invitații și că dispune de toate facilitățile de care vei avea nevoie, cum ar fi un sistem audio-video performant, acces la internet și spații de cazare confortabile. O sală modulară de evenimente corporate situată în cadrul unui hotel de 4 stele de pe malul mării poate fi o opțiune excelentă dacă vrei să le oferi participanților o experiență relaxantă, pe care să nu o uite prea curând!
Planifică toate detaliile logistice
Odată ce ai stabilit data, locația și bugetul evenimentului tău corporate, este timpul să te ocupi de planificarea detaliilor logistice. Discută și confirmă toate aspectele ce țin de catering, echipamentele audio-video și decorațiuni și asigură-te că toate serviciile necesare sunt acoperite și în concordanță cu bugetul stabilit.
Pune la punct un plan pentru transportul participanților și gestionează detaliile cum ar fi accesul la locație, parcarea sau cazarea oaspeților. Delegă sarcini specifice membrilor echipei tale și asigură-te că toată lumea are o imagine clară despre rolul său în organizarea evenimentului. Comunică frecvent cu toți cei implicați și fii pregătit să faci ajustări la planul inițial pe parcurs, dacă este necesar.
Creează un program atractiv
Un program bine structurat este esențial pentru a menține interesul participanților pe tot parcursul evenimentului. Ține cont de publicul tău țintă și creează un program care să ofere o varietate de activități interesante și informative. Incorporează sesiuni de prezentare susținute de speakeri renumiți din domeniul tău de activitate, care să discute despre tendințele și inovațiile din industrie. Include momente de pauză pentru socializare și networking, în care participanții să poată pune bazele unor relații de afaceri valoroase.
Diversifică programul cu activități interactive, cum ar fi workshopuri, demonstrații practice sau sesiuni de brainstorming. Poți organiza și un eveniment de divertisment la finalul zilei, precum un concert, o petrecere sau o ceremonie de premiere. Asigură-te că tranzițiile dintre diferitele secțiuni ale programului sunt fluide și că ritmul evenimentului este dinamic. Folosește materiale vizuale atractive, prezentări multimedia captivante și sesiuni de Q&A pentru a menține atenția publicului!
Promovează evenimentul
După ce ai pus la punct toate aceste detalii, este timpul să treci la etapa de promovare. Folosește o varietate de canale de comunicare pentru ca mesajul tău să ajungă la publicul țintă și să atragi un număr semnificativ de participanți.
Creează o pagină web dedicată evenimentului unde să prezinți detalii despre program, speakeri, locație și modalitățile de înregistrare. Promovează evenimentul pe platformele de social media ale companiei tale și utilizează campanii de e-mail marketing direcționate către potențialii participanți.
Trimite comunicate de presă către publicații relevante din domeniul tău de activitate și contactează influenceri din social media pentru a promova evenimentul către un public mai larg. Poți organiza și conferințe de presă sau evenimente de pre-lansare pentru a stârni interesul persoanelor din grupul tău țintă.
Asigură-te că experiența pe care o oferi este una de calitate
Succesul unui eveniment corporate depinde în mare măsură de experiența pe care o oferi participanților. Asigură-te că totul este impecabil, de la atmosfera primitoare și până la gustările delicioase. Oferă o varietate de opțiuni de cazare, care să se potrivească nevoilor tuturor participanților. La Mera Brise, spre exemplu, ai acces la o sală de evenimente business modernă, dar și variante de cazare ce oferă un cadru deosebit!
Fii atent la micile detalii care fac diferența, cum ar fi decorațiunile tematice sau cadourile de bun venit personalizate. Oferă o selecție variată de băuturi și gustări pe tot parcursul evenimentului și asigură-te că există opțiuni vegetariene și vegane disponibile. Personalul trebuie să fie prietenos, atent și bine instruit pentru a oferi asistență tuturor participanților. Fii receptiv la feedback și fii pregătit să rezolvi rapid orice problemă care ar putea apărea.
Așadar, organizarea unui eveniment corporate de succes în afara biroului necesită o planificare atentă, o execuție impecabilă și o atenție deosebită la detalii. Pentru a te ajuta să-ți îndeplinești planurile, locațiile Mera Hotels îți oferă facilități de înaltă calitate, servicii personalizate și o atmosferă ideală pentru orice tip de eveniment corporate. În plus, personalul nostru este mereu pregătit să vină în întâmpinarea nevoilor companiei tale. Așadar, dacă vrei ca totul să iasă perfect, contactează-ne cu încredere, iar noi îți vom oferi soluția potrivită pentru evenimentul tău!
